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マンション管理会社のフロント※とは

Front-Man

管理会社のマンション担当者をフロントと呼ぶ

管理組合から業務委託を受けたマンション管理会社では、マンション毎に一般的に「フロント」と言われる物件担当者を定めることが一般的です。フロントは、マンションの理事会や総会に出席し、マンションの住人にとっては、管理会社の従業員の中で、管理員と並びもっとも接する機会の多い存在です。※フロント=フロントマン=フロント担当者=物件担当者=フロントマネージャーなど、管理会社によって呼び名は異なります。

フロントは15棟程度のマンションを担当する

フロント(物件担当者)の担当棟数は管理会社によって異なりますが一般的には一人で15棟程度のマンションを担当します。(管理組合が手厚いサポートをうけるため、フロントの担当物件数が少ないことが良い管理会社のひとつの指標です。)また、管理組合と管理会社が委託契約を締結する前の重要事項説明を行う際には管理業務主任者という国家資格資格者でないと行えないためフロントマンの多くは、管理業務主任者資格の保有者です。

業務は、専門的でプロフェッショナルなもの

マンション管理会社のフロントの仕事は、分譲マンションの維持管理に加え、資産価値の向上も期待される、専門的でプロフェッショナルなものです。これを実現するためには、豊富な知識や経験を基に、担当しているマンションの住人と価値観や理想を共有することが、マンションに必要とされるフロントになるための必須の条件です。

ほとんどのマンションで管理会社に業務を依頼

本来は、分譲マンションにおいては管理組合が主体となってマンションの維持管理をおこなうことが原則です。しかしながら、マンションの管理には専門的知識や継続性が求められることから、管理の知識の乏しい管理組合員だけで運営をおこなうのは現実的ではありません。そこで、ほとんどのマンション管理組合が管理業務の一部又は全部をマンション管理会社へ委託しています。

フロントには、コミュニケーション能力が必要

こうして、物件担当者となったフロントは、管理組合や理事会の運営を全力でサポートすることになりますが、マンションの住人を満足させるためには、マンション管理に関する豊富な知識はもちろんのこと、高いコミュニケーション能力が求められています。フロントマンのコミュニケーション能力を活かす相手は、マンションの住人に限らず、マンションの設備保守をおこなう専門業者や、現場勤務の管理員など、管理組合にとって最良の結果になるように連携するために、ここでもコミュニケーションは欠かせません。

フロントが管理組合から高評価をもらうには?

分譲マンションは、区分所有法と管理規約によって基本的なルールが定められています。管理会社のフロント(物件担当者)には、区分所有法と管理規約の知識はもちろんのこと、管理組合の資金を管理するための会計に関する知識や、設備や建物などの技術的な知識も不可欠ですが、フロントは、これだけでは管理組合や理事会から高評価をいただくことはできません。

迅速な対応が信頼を得るためにもっとも大切なこと

フロントは優秀な営業マンとして、顧客に対して迅速な対応が求められます。たとえば、総会の議事録案の提出を、総会終了後7日以内におこなう。また、総会や理事会で居住者から依頼されたことに対して迅速に回答をおこなうなどの対応によって、はじめてマンションから信頼を勝ち取ることができるでしょう。

フロントの仕事はきつい、2,700人の顧客対応

フロントの業務がいかにハードであるかを想像すると、フロント担当者の、担当マンションの平均が15棟、平均60戸、世帯人数3人として、総人数に換算すると2700人の顧客に対応することになります。マンションには、価値観や年齢や職業など背景のことなるっ居住者がいる中で、意見を集約して管理組合として、合意形成に導かなくてはなりません。

マンションには個性があり同じ条件のものはない

時にはマナー違反や管理費の未納者などへの対応力も求められます。フロントの業務を複雑でハードなものにする理由のひとつに分譲マンションには各々個性があるということです。一人のフロントが15棟のマンションを担当したとしても、規模や立地、築年数、規約等、全く同じ条件のマンションはありません。

フロントは、物件巡回で顧客の声を吸い上げる

フロントは、各々のマンションの管理の状況を把握するために、担当マンションをできるだけ頻繁に巡回して管理の状況を調査し、管理員や住人からの意見、ときには苦言を聞いて、マンションが抱える課題や問題点を把握した上で、改善していくことが重要です。特にマンションの現地で勤務している管理員は、マンションの住人と一番接する時間が長く、居住者のことを良く理解しています。フロントは、管理員からの現場の声を受け入れることで、マンションからのクレームやトラブルを未然に防ぎ、管理組合運営に活かしていくことができるでしょう。

最後に、フロントには、高度な倫理観が求められる

さいごに、管理会社のフロントには高度な倫理観が求められます。マンション管理組合は、多額の資金を持つ団体です。管理組合には、管理費や修繕積立金など日常的に必要な経費や、大規模修繕工事のための積立金として多額の資金があります。

その管理組合の資金を管理するのも管理会社の仕事です。マンション管理適正化の整備などにより、管理会社による不正流用を防ぐルールは強化されていますが、現実には、管理会社による管理組合資金の使い込みなどの被害が後を絶ちません。フロントは、管理組合の資金の入出金に携わり、管理組合の理事長との信頼関係を悪用して不正行為を行なうこともできてしまう立場です。担当するマンション管理組合の大切な資金をお預かりしている以上、フロントは、法令等を遵守し高い倫理観をもって業務を行うことが不可欠です。